Secretaria Administrativa (con manejo de inglés) Reemplazo $1.000.000 - Las Condes

En Manpower Chile nos encontramos en búsqueda de una Secretaria Administrativa Bilingüe para desempeñarse en modalidad de reemplazo pre y postnatal en una importante compañía ubicada en Las Condes, Santiago.

Buscamos una profesional organizada, resolutiva y con alto nivel de confidencialidad, capaz de gestionar integralmente la administración de oficina y brindar apoyo directo a la alta gerencia. El cargo requiere desenvolverse en un entorno multicultural y apoyar diversos procesos administrativos asociados a ejecutivos extranjeros en Chile.

Objetivo del cargo

Gestionar y coordinar los procesos administrativos de la oficina, brindando soporte directo al CEO, COO, CFO y equipo gerencial, asegurando el correcto funcionamiento de las actividades administrativas, atención de visitantes, relación con proveedores y gestión de documentación. Asimismo, será responsable de apoyar los procesos necesarios para la instalación y permanencia de ejecutivos extranjeros en Chile.

Principales funciones

* Brindar apoyo administrativo y ejecutivo al CEO, COO, CFO y demás gerentes de la compañía.
* Gestionar las actividades administrativas necesarias para el correcto funcionamiento de la oficina.
* Coordinar agendas, requerimientos, documentación y otras necesidades de la alta gerencia.
* Recibir y orientar a visitantes, gestionar llamadas, correspondencia y atención de público.
* Administrar suministros de oficina y coordinar servicios de mantenimiento, limpieza, impresoras y otros proveedores.
* Gestionar sistemas de acceso al edificio y dependencias de la compañía.
* Mantener comunicación con la administración del edificio y gestionar requerimientos asociados a las instalaciones.
* Procesar facturas, solicitudes de pago y documentación asociada a proveedores.
* Administrar la caja chica y mantener un registro y control de los gastos realizados.
* Gestionar contratos de servicios, renovaciones, cancelaciones y pagos a proveedores.
* Preparar reportes mensuales de vacaciones y mantener actualizados los registros correspondientes.
* Apoyar procesos administrativos relacionados con beneficios de los colaboradores.
* Gestionar licencias médicas mediante IMED.
* Coordinar licencias Microsoft, equipos computacionales y creación o gestión de correos corporativos.
* Gestionar documentación que requiera notarización, apostilla y/o traducción oficial.
* Apoyar trámites ante la Embajada de Corea, Ministerio de Relaciones Exteriores y otras instituciones.
* Coordinar procesos de instalación de ejecutivos extranjeros en Chile, incluyendo visas, RUT, arriendo de viviendas, cuentas bancarias, licencias de conducir, Isapre y otros trámites administrativos.
* Coordinar reservas de vuelos, alojamiento, arriendo de vehículos y traslados.
* Administrar aspectos relacionados con vehículos corporativos, documentación, seguros y kilometraje.
* Actuar como apoyo de comunicación y traducción cuando sea requerido en coordinaciones con ejecutivos, proveedores u otras partes externas.
* Manejar de manera estrictamente confidencial la información corporativa, administrativa y personal a la que tenga acceso.

Requisitos

* Formación Técnica o Profesional en Secretariado Ejecutivo, Administración de Empresas, Asistencia Ejecutiva o carrera afín.
* Experiencia previa como Secretaria Bilingüe, Asistente de Gerencia, Executive Assistant, Asistente Administrativa o cargos similares.
* Experiencia brindando apoyo directo a gerencias y/o altos ejecutivos.
* Inglés avanzado, con capacidad para comunicarse de manera oral y escrita en contextos laborales.
* Experiencia en gestión administrativa de oficina, proveedores, facturas y documentación.
* Manejo de Microsoft Office y herramientas computacionales.
* Alta capacidad de organización, planificación y resolución de requerimientos.
* Capacidad para manejar información sensible y confidencial.
* Disponibilidad para trabajar presencialmente en Las Condes.

Requisitos deseables

* Experiencia trabajando en empresas multinacionales o ambientes multiculturales.
* Experiencia apoyando a ejecutivos extranjeros.
* Conocimiento o experiencia en trámites de visas, extranjería, apostillas y documentación internacional.
* Experiencia gestionando viajes corporativos y coordinación con proveedores.
* Conocimiento de procesos administrativos de Recursos Humanos.

Condiciones

* Lugar de trabajo: Las Condes, Santiago.
* Jornada: 5x2 presencial.
* Lunes a jueves: 08:00 a 17:30 hrs.
* Viernes: 08:00 a 15:30 hrs.
* Renta líquida: $1.000.000.
* Modalidad: Reemplazo pre y postnatal.
* Contrato bajo modalidad de Servicios Transitorios, a través de Manpower Chile.
* Contrato con renovación mensual según desempeño y continuidad del reemplazo.
* La empresa proporciona EPP y ropa de trabajo.-Requerimientos- Educación mínima: Educación media C.H. / Técnica
3 años de experiencia