Secretaria(o) Ejecutiva(o) por reemplazo

CONTEXTO Y PROPÓSITO DEL CARGOA través del presente proceso, la Universidad de O’Higgins busca la contratación de un o una Secretaria Ejecutiva para desempeñarse en dependencias institucionales, en calidad de reemplazo. El cargo a completar, tiene por objetivo prestar apoyo administrativo especializado a unidades mayores, autoridades universitarias y equipos directivos de la Universidad, mediante la recepción y gestión avanzada de requerimientos, atención de público, administración de información sensible y articulación con actores internos y externos.

Sus labores contribuyen al óptimo flujo de información y organización de actividades institucionales de alto estándar, de manera oportuna y con altos estándares de confidencialidad.La persona seleccionada para este cargo será contratada bajo las disposiciones del DFL N°29 de 2005, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N°18.834, sobre Estatuto Administrativo de las y los funcionarios públicos.

El cargo es de jornada completa (44 horas semanales), y se sustenta en un reemplazo temporal, por lo que está sujeto al periodo de ausencia de la ocupante del cargo.FUNCIONES DEL CARGOLa persona seleccionada, deberá, entre otras, desarrollar las siguientes funciones: Atender consultas presenciales, telefónicas o digitales, actuando como primera contraparte de autoridades, y resguardando la adecuada canalización y apoyo a la priorización de requerimientos, según su nivel de sensibilidad y urgencia.

Prestar apoyo y/o ejecutar la administración de agendas y calendarios complejos, así como procesos logísticos de unidades mayores, en cuanto a reuniones, audiencias, actividades institucionales o compromisos de autoridades, realizando coordinación con unidades internas, externas y actores de relevancia. Apoyar el desarrollo de procesos administrativos de su unidad ante áreas correspondientes, según se le requiera. Prestar apoyo a la coordinación logística de actividades relacionada a personal que depende la unidad, conforme a protocolos establecidos.

Apoyar la coordinación del uso y entrega de insumos, espacios físicos, u otros elementos operativos necesarios para el funcionamiento de la unidad. Administrar, organizar y resguardar documentación física y digital de carácter sensible o estratégico, asegurando confidencialidad, disponibilidad oportuna y trazabilidad de la información. Elaborar, mantener y actualizar registros, planillas, reportes ejecutivos, minutas y documentos formales, asegurando precisión, redacción adecuada y estándares institucionales.

Ejecutar otras funciones afines o complementarias que le encomiende su jefatura, en concordancia con la naturaleza del cargo y los objetivos institucionales.