Asistente Administrativo de Operaciones - Santiago + Licencia Clase B (Deseable)

ManpowerGroup se encuentra en búsqueda de un/a Asistente o Analista Administrativo de Operaciones para importante empresa cliente vinculada al rubro publicitario y a la administración de soportes en vía pública.

La posición será responsable de controlar administrativamente los procesos de impresión, asignación, despacho e instalación de gráficas publicitarias a nivel nacional, manteniendo una coordinación permanente con el área comercial, proveedores, imprentas, contratistas y equipos internos.

Principales funciones:

- Recibir, revisar y organizar los requerimientos generados por los ejecutivos comerciales.
- Coordinar la impresión de gráficas publicitarias con imprentas y proveedores externos.
- Emitir y administrar órdenes de compra asociadas a servicios de impresión, instalación y operación.
- Registrar y mantener actualizadas las órdenes de trabajo y tareas en el sistema comercial.
- Asignar trabajos a contratistas de acuerdo con la región, disponibilidad y requerimientos de cada proyecto.
- Realizar seguimiento a los procesos de impresión, despacho e instalación, verificando su ejecución dentro de los plazos comprometidos.
- Coordinar con el encargado de bodega la recepción y distribución de telas y materiales hacia los contratistas.
- Mantener comunicación permanente con proveedores y empresas de instalación ubicadas en distintas regiones del país.
- Controlar la facturación de imprentas, contratistas y otros proveedores operacionales.
- Verificar que las facturas cuenten con órdenes de compra, respaldos y aprobaciones correspondientes.
- Mantener actualizado el estado de los trabajos asociados a una red de soportes publicitarios de alcance nacional.
- Elaborar informes de facturación, trabajos ejecutados, órdenes pendientes y avances operacionales.
- Preparar reportes para las áreas de Operaciones, Comercial y Contabilidad.
- Detectar retrasos, inconsistencias o desviaciones, gestionando oportunamente su regularización.
- Mantener un control documental riguroso de los procesos y respaldos asociados a cada servicio.
- Reportar directamente al Gerente de Operaciones.

Requisitos:

- Formación técnica en Administración de Empresas, Contabilidad, Logística, Operaciones o carreras relacionadas.
- Experiencia en funciones administrativas vinculadas con operaciones, compras, facturación, proveedores o coordinación de servicios.
- Manejo de Excel nivel intermedio o intermedio avanzado.
- Experiencia trabajando con tablas, filtros, cruces de información, bases de datos y reportes de seguimiento.
- Conocimiento en emisión y control de órdenes de compra.
- Experiencia realizando seguimiento a trabajos, servicios o requerimientos operacionales.
- Manejo de sistemas ERP; será valorada la experiencia con Laudus o plataformas similares.
- Experiencia coordinando proveedores, imprentas, contratistas o servicios distribuidos geográficamente.
- Capacidad para elaborar reportes y mantener respaldos documentales ordenados.
- Deseable licencia de conducir clase B vigente.

Perfil buscado:

Buscamos una persona dinámica, ágil y rigurosa, con capacidad para administrar múltiples requerimientos de manera simultánea y mantener un seguimiento detallado de cada trabajo. El cargo requiere organización, atención al detalle, tolerancia a la presión, iniciativa y comunicación efectiva con áreas comerciales, proveedores y contratistas.

La búsqueda está orientada a un perfil con fortalezas en control operativo, asignación de trabajos y administración de información.-Requerimientos- Educación mínima: Universitaria / I.P. / C.F.T.
2 años de experiencia
Edad: entre 30 y 40 años
Conocimientos: Capacidad de análisis, Capacidad de asesorar, Comunicación, Gestión de equipos, Base de datos, Impresión, Instalaciones, Microsoft excel, Soporte, Administración de operaciones
Licencias de conducir: B
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative, operations, operaciones